ROADMAP DIVISI (DIVISION ROADMAP)

JASA KONSULTAN ROADMAP DIVISI (DIVISION ROADMAP)

Saat ini banyak sekali perusahaan yang berkembang pesat dari hari ke hari, salah satu faktor pendukung pesatnya pertumbuhan perusahaan adalah adanya road map departemen yang baik. Banyak perusahaan yang tidak mengetahui urgensi dan manfaat dari rencana pisah, sehingga sering mengabaikannya atau membuat rencana kerja pisah hanya sebagai formalitas. Meskipun rencana kerja yang didistribusikan sangat penting, tonggak terpenting adalah perusahaan. Dengan rencana kerja divisi, perusahaan dapat fokus pada arah, tujuan dan pencapaian yang ingin dicapai di masa depan.

Definisi Roadmap Divisi (Division Roadmap)

Division roadmap adalah rencana atau panduan yang digunakan oleh departemen atau divisi dari suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Rencana kerja ini biasanya mencakup langkah-langkah yang diperlukan, garis waktu yang harus dibuat, dan sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut. Rencana kerja departemen juga dapat digunakan untuk mengkoordinasikan kegiatan antar departemen organisasi dan memastikan bahwa semua subdivisi bekerja sama untuk mencapai tujuan organisasi secara keseluruhan.

Roadmap divisi secara sederhana dapat diartikan sebagai peta rencana kerja perusahaan yang dikelola atau dilaksanakan oleh masing-masing divisi. Setiap perusahaan pasti memiliki tujuan dan rencana untuk beberapa tahun ke depan, dan tujuan dan rencana tersebut harus dicapai bersama dan membutuhkan kerjasama antar divisi. Kerjasama dan integrasi internal masing-masing bidang harus dikembangkan dengan baik, karena akumulasi keberhasilan departemen merupakan pencapaian masa depan perusahaan. Selain itu, berbagai unit bisnis suatu perusahaan juga harus saling berinteraksi untuk mencapai tujuan yang sama, meskipun cara untuk mencapainya berbeda-beda sesuai dengan tugas dan fungsi fungsional masing-masing divisi.

Manfaat Roadmap Divisi bagi Perusahaan

Salah satu manfaat yang dominan roadmap divisi perusahaan adalah sebagai navigasi atau petunjuk arah. Setiap divisi dalam perusahaan haruslah memiliki plan kerja divisi yang jelas sesuai dengan tujuan dan target yang ingin dicapai oleh perusahaan, tanpa adanya plan kerja divisi maka target atau tujuan dari sebuah perusahaan tidak akan tercapai. Oleh karenanya plan kerja divisi ini disusun untuk mencapai target perusahaan yang melibatkan divisi dalam teknis dan operasionalnya. Berikut adalah beberapa manfaat dari plan kerja divisi bagi perusahaan antara lain:

1. Memberikan arah dan tujuan yang jelas: memberikan arah yang jelas kepada divisi tersebut tentang tujuan yang ingin dicapai dan langkah-langkah yang harus diambil untuk mencapainya.
2. Membantu dalam perencanaan: membantu dalam perencanaan aktivitas dan proyek divisi, sehingga dapat memastikan bahwa sumber daya yang diperlukan tersedia pada waktu yang tepat.
3. Memastikan keterkoordinasian: memastikan bahwa aktivitas divisi tersebut terkoordinasi dengan aktivitas divisi lain dalam perusahaan, sehingga dapat memastikan bahwa perusahaan bekerja sama untuk mencapai tujuan organisasi secara keseluruhan.
4. Membantu dalam monitoring dan evaluasi: membantu dalam monitoring dan evaluasi kinerja divisi, sehingga dapat memastikan bahwa divisi tersebut selalu berada dalam jalur yang benar dan dapat segera mengambil tindakan jika diperlukan.
5. Membantu dalam komunikasi: membantu dalam komunikasi dengan pihak eksternal seperti investor, kreditor, atau pelanggan.

Komponen dari Roadmap Divisi

Beberapa komponen yang umum ditemukan dalam sebuah plan kerja divisi antara lain:

1. Tujuan dan sasaran: Tujuan dan sasaran yang ingin dicapai oleh divisi tersebut harus jelas dan spesifik.
2. Metode: Metode yang digunakan juga harus ditentukan diawal, penentuan metode yang digunakan ini sesuai dengan divisi masing-masing.
3. Diskusi dengan pihak stakeholder internal untuk membangun ide bersama
4. Langkah-langkah: Langkah-langkah yang harus diambil untuk mencapai tujuan dan sasaran tersebut harus diuraikan secara rinci.
5. Jadwal: Jadwal yang ditentukan untuk setiap langkah harus jelas dan realistis.
6. Sumber daya: Sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan dan sasaran harus diidentifikasi dan diuraikan secara rinci.
7. KPI: Key Performance Indicator (KPI) yang digunakan untuk mengukur kinerja divisi harus diidentifikasi dan diuraikan secara rinci.
8. Risiko dan mitigasi: Risiko yang mungkin terjadi dalam proses pencapaian tujuan dan sasaran harus diidentifikasi dan diuraikan secara rinci beserta mitigasi yang akan dilakukan.
9. Mekanisme monitoring dan evaluasi : Mekanisme yang digunakan untuk monitoring dan evaluasi kinerja divisi harus dijelaskan secara rinci.

Tahapan dari Penyusunan Roadmap Divisi

Tahapan penyusunan plan kerja divisi yaitu:

1. Mengkaji lebih lanjut mengenai visi dan misi perusahaan serta target perusahaan beberapa tahun kedepan.
2. Menyusun strategi sesuai divisi masing-masing.
3. Menentukan target divisi yang sesuai dengan capaian dan target perusahaan.
4. Membuat rencana aksi atau inisiatif minimal tiga dalam masing-masing indikator.
5. Memberikan rekomendasi yang meliputi aspek teknis, peraturan, manajerial, hingga culture dan sebagainya.

Dampak Positif Roadmap Divisi bagi Stakeholder

Ada beberapa dampak positif yang dapat diterima oleh stakeholder dari penyusunan dan implementasi sebuah plan kerja divisi, diantaranya:

1. Transparansi: memberikan transparansi kepada stakeholder tentang tujuan dan sasaran yang ingin dicapai oleh divisi, serta langkah-langkah yang akan diambil untuk mencapainya.
2. Keterlibatan stakeholder: plan kerja divisi juga dapat digunakan untuk meningkatkan keterlibatan stakeholder dalam proses pencapaian tujuan dan sasaran divisi.
3. Alignment: memungkinkan stakeholder untuk mengetahui bagaimana tujuan dan sasaran divisi terkait dengan tujuan perusahaan secara keseluruhan, sehingga memungkinkan alignment yang lebih baik antara divisi dengan perusahaan.
4. Kinerja: plan kerja divisi memungkinkan stakeholder untuk mengukur kinerja divisi dan mengetahui apakah divisi berhasil mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.
5. Kontrol risiko: plan kerja divisi juga dapat digunakan untuk mengidentifikasi dan mengontrol risiko yang mungkin terjadi dalam proses pencapaian tujuan dan sasaran divisi, sehingga meminimalkan potensi kerugian bagi stakeholder.
6. Dengan adanya roadmap divisi dapat mempermudah stakeholder untuk memberi evaluasi terhadap perusahan.
7. Memudahkan dalam penentuan remunerasi bagi karyawan.
8. Memudahkan dalam penentuan prognosa perusahaan.
9. Dapat memberikan job description dan target yang jelas bagi masing-masing divisi.

Alat Analisis untuk Penyusunan Roadmap Divisi

Secara umum plan kerja divisi menggunakan strategic manajemen. Tetapi secara detail bisa menyesuaikan dan tergantung dengan divisinya, seperti contohnya jika plan kerja divisi untuk divisi SDM atau Human resource bisa menggunakan HRBP (Human Resource Business Partner). Kemudian contoh lainnya jika plan kerja divisi dirancang untuk divisi marketing maka bisa menggunakan alat analisis pemasaran strategis. Ada beberapa alat analisis yang dapat digunakan dalam penyusunan plan kerja divisi, diantaranya:

1. SWOT analysis: Alat ini digunakan untuk menganalisis situasi internal divisi dan situasi eksternal yang mempengaruhi divisi, yang terdiri dari Strengths (kekuatan), Weaknesses (kelemahan), Opportunities (peluang) dan Threats (ancaman).
2. PESTEL analysis: Alat ini digunakan untuk menganalisis faktor-faktor politik, ekonomi, sosial, teknologi, lingkungan dan hukum yang mempengaruhi divisi.
3. Gap analysis: Alat ini digunakan untuk menganalisis perbedaan antara kondisi saat ini dan kondisi yang diinginkan, sehingga dapat ditentukan langkah-langkah yang perlu diambil untuk mengatasi perbedaan tersebut.
4. Gantt chart: Alat ini digunakan untuk merencanakan jadwal dan menentukan waktu pelaksanaan setiap langkah yang akan diambil.
5. Fishbone diagram: Alat ini digunakan untuk menganalisis faktor-faktor yang mempengaruhi pencapaian tujuan dan sasaran divisi dan menentukan langkah-langkah yang perlu diambil untuk mengatasi masalah.
6. Value Chain Analysis: Alat ini digunakan untuk menganalisis proses bisnis yang dilakukan oleh divisi dan menentukan bagian yang dapat ditingkatkan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas.
7. Cost Benefit Analysis : Alat ini digunakan untuk mengevaluasi keuntungan dan kerugian dari setiap tindakan yang akan diambil dalam roadmap divisi.
8. KPI : Alat ini digunakan untuk mengukur kinerja divisi dan menentukan target kinerja yang ingin dicapai.

Metode Kerangka Berpikir untuk Penyusunan Roadmap Divisi

Berbicara mengenai metode kerangka berpikir, terdapat 5 kerangka berpikir yang ada dalam penyusunan roadmap divisi, diantaranya adalah:

1. Menentukan target dari level perusahaan
2. Menentukan tujuan
3. Menentukan mapping divisi
4. Menentukan strategi divisi
5. Menentukan aransemen divisi

Lama Pengerjaan Roadmap Divisi

Untuk roadmap divisi sendiri bisanya bisa memakan waktu 60-90 hari kerja, tetapi jika roadmap divisi dibuat dengan in-house maka dapat memungkinkan bisa selesai dalam waktu satu bulan. Dan lama atau tidaknya pengerjaan roadmap divisi juga tergantung dengan data-data dan kesediaan personal perusahaan dalam bekerjasama menyusun roadmap divisi.