Analisis SWOT – Lakukan dengan benar

Analisis SWOT melibatkan pengumpulan dan penjelasan informasi tentang faktor internal dan eksternal yang mempengaruhi operasi bisnis.

SWOT adalah kerangka kerja yang memungkinkan  manajer untuk mengolah pengetahuan yang diperoleh dari analisis internal  kekuatan dan kelemahan perusahaan dengan analisis  peluang dan ancaman eksternal.

Apa itu analisis SWOT?

SWOT adalah alat yang digunakan untuk analisis situasi (bisnis atau pribadi). SWOT adalah akronim yang merupakan singkatan dari:

• Kekuatan(Strengths): faktor yang memberi keunggulan bagi perusahaan atas pesaingnya.
• Kelemahan(Weaknesses): faktor-faktor yang bisa berbahaya jika digunakan melawan perusahaan oleh pesaingnya.
• Peluang(Opportunities): situasi menguntungkan yang bisa membawa keunggulan kompetitif.
• Ancaman(Threats): situasi yang tidak menguntungkan yang dapat berdampak negatif terhadap bisnis.

Kekuatan dan kelemahan merupakan faktor internal dari perusahaan dan dapat langsung dikelola, sementara peluang dan ancaman merupakan faktor eksternal dan perusahaan hanya bisa mengantisipasi dan bereaksi terhadapnya. Seringkali, swot disajikan dalam bentuk matriks seperti pada ilustrasi di bawah ini:

SWOT adalah alat yang diterima secara luas karena kesederhanaan dan nilai fokusnya pada isu-isu kunci yang mempengaruhi perusahaan. Tujuan dari swot adalah untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan yang terkini dalam memenuhi peluang dan ancaman dalam kondisi saat ini.

Manfaat Analisa SWOT

swot memiliki 5 manfaat utama:

1. Sederhana untuk dilakukan dan praktis untuk digunakan;
2. Jelas untuk mengerti;
3. Berfokus pada faktor internal dan eksternal utama yang mempengaruhi perusahaan;
4. Membantu mengidentifikasi tujuan masa depan;
5. Memulai analisis lebih lanjut.

Keterbatasan

Analisis SWOT merupakan analisis yang sederhana dan mudah dilakukan sehingga,  menurut banyak orang, ini adalah analisis ‘kelas rendah’. Inilah kelemahan utama dari analisis SWOT yang diidentifikasi oleh penelitian:

• Terdapat daftar kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman yang berlebihan;
• Tidak ada prioritas faktor;
• Faktor digambarkan terlalu luas;
• Faktor-faktor yang sering merupakan opini bukan fakta;
• Tidak ada metode yang diakui untuk membedakan antara kekuatan dan kelemahan, peluang dan ancaman.

Bagaimana melakukan analisa SWOT?

Swot bisa dilakukan oleh satu orang atau sekelompok anggota yang secara langsung bertanggung jawab atas penilaian situasi di perusahaan. Analisis swot dasar dilakukan dengan cukup mudah dan hanya terdiri dari 2 langkah:

• Langkah 1. Cantumkan kekuatan dan kelemahan utama perusahaan
• Langkah 2. Mengidentifikasi peluang dan ancaman

Kekuatan dan kelemahan

Kekuatan dan kelemahan merupakan faktor lingkungan internal perusahaan. Saat mencari kekuatan, pertanyaan yang muncul adalah apakah yang Anda lakukan lebih baik atau lebih berharga dari pesaing Anda? Jika ada kelemahan, maka pertanyaan yang muncul adalah apa yang bisa Anda tingkatkan dan lakukan untuk mengejar pesaing Anda?

Dimana mencarinya Kekuatan dan Kelemahan?

Beberapa kekuatan atau kelemahan dapat dikenali secara instan tanpa mempelajari lebih dalam tentang organisasi. Tapi biasanya prosesnya lebih sulit dan manajer harus melihat ke dalam perusahaan:

• Sumber daya: tanah, peralatan, pengetahuan, ekuitas merek, kekayaan intelektual, dll.
• Kompetensi inti
• Kemampuan
• Bidang fungsional: manajemen, operasi, pemasaran, keuangan, sumber daya manusia dan litbang
• Budaya organisasi
• Aktivitas rantai nilai

Mengidentifikasi Kekuatan atau kelemahan

Seringkali, faktor internal perusahaan dilihat sebagai kekuatan sekaligus kelemahan, pada saat bersamaan. Juga sulit untuk mengetahui apakah suatu karakteristik adalah kekuatan (kelemahan) atau tidak. Misalnya, struktur organisasi perusahaan bisa menjadi kekuatan, kelemahan atau tidak sama sekali. Dalam kasus seperti itu, Anda harus mengandalkan:

• Definisi yang jelas. Faktor yang dijelaskan terlalu luas mungkin sesuai dengan kedua kekuatan dan kelemahannya. Misalnya, “brand image” mungkin menjadi kelemahan jika perusahaan memiliki brand image yang buruk. Namun, itu juga bisa menjadi kekuatan jika perusahaan tersebut memiliki merek paling berharga di pasar, senilai $ 100 miliar. Oleh karena itu, lebih mudah untuk mengidentifikasi apakah suatu faktor adalah kekuatan atau kelemahan bila didefinisikan secara tepat.
• Benchmarking. Kunci yang ditekankan dalam melakukan swot adalah mengidentifikasi faktor-faktor yang menjadi kekuatan atau kelemahan dan membandingkannya dengan pesaing. Sebagai contoh, margin keuntungan 17% akan menjadi margin yang sangat baik bagi banyak perusahaan di kebanyakan industri dan ini akan dianggap sebagai kekuatan. Tapi bagaimana jika margin keuntungan rata-rata pesaing Anda adalah 20%? Maka marjin laba perusahaan 17% akan dianggap sebagai kelemahan.
• Kerangka kerja VRIO. Sumber daya dapat dilihat sebagai kekuatan jika menampilkan karakteristik kerangka kerja VRIO (berharga, langka dan tidak dapat ditiru). Jika tidak, tidak memberikan keuntungan strategis bagi perusahaan.

Peluang dan ancaman

Peluang dan ancaman adalah faktor eksternal yang tidak terkendali yang biasanya muncul atau muncul karena adanya perubahan dalam lingkungan makro, industri atau tindakan pesaing. Peluang mewakili situasi eksternal yang membawa keunggulan kompetitif jika dimanfaatkan. Ancaman dapat merusak perusahaan Anda sehingga Anda lebih baik menghindari atau mempertahankannya.

Dimana mencari Peluang dan Ancaman?

• PEST. Analisis PEST atau PESTEL mewakili semua kekuatan eksternal utama (politik, ekonomi, sosial, teknologi, lingkungan dan hukum) yang mempengaruhi perusahaan sehingga merupakan tempat terbaik untuk mencari peluang dan ancaman yang ada atau yang baru.
• Kompetisi. Pesaing bereaksi terhadap gerakan Anda dan perubahan eksternal. Mereka juga mengubah strategi yang ada atau mengenalkan yang baru. Oleh karena itu, perusahaan harus selalu mengikuti tindakan kompetitornya karena peluang dan ancaman baru bisa terbuka setiap saat.
• Perubahan pasar. Peluang dan ancaman yang paling terlihat muncul saat terjadi perubahan pasar. Pasar menyatu dan mulai memenuhi kebutuhan segmen pasar lainnya dengan produk yang sama. Pasar geografis baru terbuka sehingga perusahaan dapat meningkatkan volume ekspor atau memulai operasinya di negara baru. Seringkali bermain di pasar kecil/spesifik menjadi menguntungkan karena perubahan teknologi. Akibatnya, perubahan di pasar menciptakan peluang dan ancaman baru yang harus disikapi atau ditangani jika perusahaan ingin memperoleh dan mempertahankan keunggulan kompetitif.

Mengidentifikasi peluang atau ancaman

Sebagian besar perubahan eksternal dapat mewakili peluang dan ancaman. Ketika organisasi tidak dapat mengidentifikasi apakah faktor eksternal akan memengaruhinya secara positif atau negatif, maka organisasi tersebut harus mengumpulkan informasi yang tidak bias dan dapat diandalkan dari sumber eksternal dan membuat penilaian sebaik mungkin.

Pedoman untuk SWOT yang berhasil

Panduan berikut sangat penting dalam menulis analisis swot yang berhasil. Mereka menghilangkan sebagian besar pembatasan dan memperbaiki hasilnya secara signifikan:

• Faktor harus diidentifikasi relatif terhadap pesaing. Hal ini memungkinkan menentukan apakah faktor tersebut merupakan kekuatan atau kelemahan.
• Membuat daftar antara 3 – 5 item untuk setiap kategori. Mencegah pembuatan daftar yang terlalu singkat atau tanpa akhir.
• Item harus didefinisikan secara jelas dan sespesifik mungkin. Misalnya, kekuatan perusahaan adalah: brand image (samar-samar); brand image yang kuat (lebih tepat); brand image dihargai 10 miliar, yang merupakan merek paling berharga di pasaran (sangat bagus).
• Mengandalkan fakta bukan opini. Temukan beberapa informasi eksternal atau melibatkan seseorang yang bisa memberikan opini yang tidak bias.
• Faktor harus berorientasi pada tindakan. Misalnya “Pengenalan produk baru yang dilakukan perlahan” adalah tindakan yang berorientasi pada kelemahan.

Contoh analisa SWOT

Berikut ini adalah contoh dari analisa SWOT.

PT. X merupakan produsen cake dalam bentuk adonan yang langsung bisa dimakan tanpa proses pemanggangan. Strategi bersaing yang digunakan oleh PT X adalah strategi diferensiasi, karena cake ini tidak ada dipasaran. Berikut ini merupakan analisis SWOT dari PT X.

Kekuatan :

1. Produk inovatif dan baru
2. Rasa yang ditawarkan bervariasi
3. Terbuat dari bahan berkualitas tinggi
4. Menggunakan tepung dari batang pisang yang kaya nutrisi
5. Mudah untuk dikonsumsi

Kelemahan:

1. Harga produk relatif mahal
2. Brand baru dan belum kuat

Peluang :

1. Masih belum ada produk sejenis di Indonesia
2. Meningkatkan tren kuliner di Indonesia

Ancaman :

1. Masyarakat Indonesia belum terbiasa makan kue tanpa dimasak (bentuk adonan)
2. Produk mudah ditiru pesaing
3. Banyak produk substitusi