Konsultan Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP)

RENCANA KERJA DAN ANGGARAN PERUSAHAAN (RKAP)

Secara akademis RKAP disebut Jarplano (Rencana Tahunan), namun mengacu pada masa jabatan Kementerian BUMN, yang menurutnya penting bagi setiap BUMN untuk menyusun rencana tahunan yang disebut Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP). Namun, saat ini banyak perusahaan swasta yang juga membutuhkan RKAP untuk memahami konsep dan sifat perencanaan anggaran yang sesuai dengan kebutuhan  dan strategi perusahaan dalam situasi persaingan di masa depan.

Definisi RKAP

RKAP adalah dokumen yang menguraikan rencana bisnis dan anggaran  untuk periode  tertentu, biasanya setahun. RKAP berisi informasi tentang tujuan perusahaan, strategi, operasi dan anggaran  dan digunakan sebagai panduan untuk mencapai tujuan perusahaan.

RKAP merupakan implementasi tahunan dari rencana jangka panjang perusahaan (RJPP). Penyusunan RKAP mengacu Keputusan Menteri BUMN yang memberikan pedoman standar pengisian RKAP dan disesuaikan dengan masing-masing perusahaan. Penyusunan anggaran ini berkaitan dengan penyusunan rencana (planning), pengkoordinasian kerja (coordinating), serta pengawasan kerja (controlling). Oleh karena itu, anggaran perusahaan berperan penting sebagai alat bagi manajemen perusahaan dalam melaksanakan tiga fungsi tersebut.

RKAP adalah dokumen penting bagi setiap perusahaan, karena membantu mereka menentukan prioritas dan memastikan bahwa sumber daya yang tersedia digunakan secara efektif untuk mencapai tujuan perusahaan. RKAP biasanya dibuat setiap tahun dan mencakup informasi seperti:

1. Tujuan perusahaan: Deskripsi singkat dari tujuan jangka panjang dan jangka pendek perusahaan.
2. Strategi: Langkah-langkah yang akan diambil untuk mencapai tujuan perusahaan, termasuk aktivitas dan proyek tertentu.
3. Anggaran: Perkiraan biaya untuk setiap aktivitas atau proyek dalam RKAP, termasuk sumber pendanaan yang diperlukan.
4. Timelines: Jadwal untuk setiap aktivitas atau proyek dalam RKAP.
5. Kinerja: Metrik atau indikator yang akan digunakan untuk mengukur kinerja perusahaan dan memastikan bahwa tujuan tercapai.

RKAP sangat penting untuk memastikan bahwa perusahaan berfokus pada hal-hal yang paling penting dan memastikan bahwa sumber daya yang tersedia digunakan secara efektif. RKAP juga dapat digunakan untuk memonitor progres dan membuat perubahan jika diperlukan sepanjang tahun.

Manfaat RKAP bagi Perusahaan

Perencanaan yang bagus akan menghasilkan hasil yang optimal. Dengan adanya rencana tahunan, perusahaan dapat lebih tertata dan terarah karena RKAP memuat rencana manajemen yang membantu perusahaan dalam mengatur seluruh kegiatan manajemen perusahaan. Pengaturan budget dan anggaran akan lebih mudah karena sudah ditentukan dalam perencanaan tahunan tersebut. Selain itu, RKAP juga membantu perusahaan dalam melakukan penilaian risiko sehingga berguna untuk menentukan kemungkinan terjadinya risiko dan bagaimana menangani risiko tersebut. Berikut adalah beberapa manfaat RKAP bagi perusahaan, yaitu:

1. Menentukan Prioritas: RKAP membantu perusahaan menentukan prioritas dan memastikan bahwa sumber daya yang tersedia digunakan secara efektif untuk mencapai tujuan perusahaan.
2. Alokasi sumber daya: RKAP membantu perusahaan memastikan bahwa sumber daya, seperti uang, tenaga kerja, dan waktu, diterapkan secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan perusahaan.
3. Monitoring Progres: RKAP memungkinkan perusahaan untuk memonitor progres dan membuat perubahan jika diperlukan sepanjang tahun, memastikan bahwa perusahaan tetap berfokus pada tujuannya.
4. Keterbukaan dan transparansi: RKAP memastikan bahwa semua pihak, termasuk manajemen, pegawai, investor, dan pemegang saham, memahami rencana dan anggaran perusahaan.
5. Mempermudah perencanaan: RKAP membantu perusahaan merencanakan masa depan dengan lebih baik, memastikan bahwa perusahaan memiliki visi jangka panjang dan rencana untuk mencapainya.
6. Meningkatkan akuntabilitas: RKAP memastikan bahwa perusahaan memiliki sistem untuk memantau progres dan memastikan bahwa sumber daya yang tersedia digunakan secara efektif dan efisien.
7. Mempermudah pemantauan kinerja: RKAP membantu perusahaan memantau kinerja dan membuat perubahan jika diperlukan untuk memastikan bahwa tujuan perusahaan tercapai.

Komponen dalam RKAP

Mengacu pada Keputusan Menteri BUMN Nomor KEP-101/MBU/2002, RKAP setidaknya berisi beberapa aspek antara lain:

1. Rencana kerja perusahaan
2. Anggaran perusahaan
3. Proyeksi keuangan pokok perusahaan
4. Proyeksi keuangan pokok anak perusahaan (jika perusahaan tersebut memiliki entitas).
5. Hal-hal lain yang memerlukan keputusan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS)

Tahapan Penyusunan RKAP

Perusahaan biasanya menggunakan jasa konsultan untuk membantu mereka dalam menyusun RKAP, terutama jika perusahaan besar dan kompleks. Konsultan dapat membantu perusahaan untuk menentukan tujuan strategis, mengumpulkan informasi yang diperlukan, dan menyusun rencana yang sesuai dengan tujuan perusahaan. Konsultan juga dapat membantu perusahaan untuk mengimplementasikan dan mengawasi pelaksanaan RKAP.

Dampak Positif dari RKAP bagi Stakeholders

1. Masing-masing divisi dapat mengetahui tugasnya masing-masing.
2. Program-program perusahaan dapat berjalan dengan optimal karena sudah terencana.
3. Dapat melihat kinerja masing-masing divisi berdasarkan evaluasi yang harus dibuat setiap tiga bulan (triwulan).
4. RKAP menyediakan informasi yang sangat krusial untuk mendapatkan investor.

Alat Analisis yang Digunakan dalam Penyusunan RKAP

Alat analisis disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. misalnya, jika ingin menganalisis terkait rencana kerja, KPI, target, evaluasi target 5 tahun dari RJPP maka bisa memakai balanced scorecard. Misalkan ada proyek baru yang harus dilakukan penganggaran, maka setidaknya ada perhitungan terkait IRR, PBV price book value, sehingga ketika akan mendistribusikan dana untuk proyek baru maka benar-benar bisa melihat apakah visible atau tidak. Jadi sebetulnya alat-alat analisisnya sangat banyak. Di bawah ini adalah beberapa alat analisis yang sering digunakan dalam penyusunan RKAP:

1. Analisis SWOT: Alat ini membantu perusahaan menilai situasi internal dan eksternal, termasuk kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman.
2. Analisis PESTEL: Alat ini membantu perusahaan menilai dampak lingkungan politik, ekonomi, sosial, teknologi, hukum, dan lingkungan terhadap bisnis.
3. Analisis Porters Five Forces: Alat ini membantu perusahaan menilai intensitas persaingan di industri, termasuk bargaining power of suppliers, bargaining power of buyers, threat of new entrants, threat of substitutes, and rivalry among existing competitors.
4. Analisis Kebutuhan Pasar: Alat ini membantu perusahaan memahami kebutuhan dan preferensi konsumen dan memastikan produk dan layanan dalam RKAP menjawab kebutuhan pasar.
5. Analisis Gap: Alat ini membantu perusahaan menilai perbedaan antara posisi saat ini dan tujuan yang ditetapkan, dan membantu perusahaan membuat rencana untuk mengatasi perbedaan tersebut.
6. Analisis Risiko: Alat ini membantu perusahaan menilai potensi risiko dan membuat rencana untuk mengatasi risiko tersebut sehingga RKAP dapat dilaksanakan dengan sukses.

Alat-alat analisis ini membantu perusahaan mengumpulkan informasi dan memahami situasi internal dan eksternal untuk membuat keputusan yang tepat dan memastikan RKAP yang efektif dan efisien.

Pentingnya RKAP bagi Perusahaan

RKAP penting bagi perusahaan karena membantu mereka mencapai tujuannya dengan lebih efektif dan efisien. Berikut adalah beberapa alasan mengapa RKAP penting:

1. Memastikan Fokus dan Konsistensi: RKAP membantu perusahaan fokus pada tujuannya dan memastikan bahwa sumber daya dan upaya dikonsentrasikan pada hal-hal yang penting.
2. Meningkatkan Efisiensi: RKAP membantu perusahaan memastikan bahwa sumber daya dan anggaran digunakan dengan efisien, sehingga mengurangi pemborosan dan meningkatkan hasil.
3. Menentukan Prioritas: RKAP membantu perusahaan menentukan prioritas dan memastikan bahwa proyek dan inisiatif yang paling penting didukung.
4. Meningkatkan Transparansi: RKAP memastikan bahwa semua pihak memahami tujuan, anggaran, dan prioritas perusahaan, meningkatkan transparansi dan memastikan bahwa semua pihak bekerja dalam arah yang sama.
5. Membantu Pengambilan Keputusan: RKAP membantu perusahaan membuat keputusan yang lebih informatif dan data-driven, karena memastikan bahwa semua informasi yang relevan tersedia dan dianalisis.
6. Meningkatkan Akuntabilitas: RKAP memastikan bahwa perusahaan memiliki sistem untuk mengukur dan mengevaluasi kinerja, memastikan bahwa perusahaan terus bergerak ke arah tujuannya dan memastikan akuntabilitas terhadap hasil yang dicapai.

Kesimpulannya, RKAP membantu perusahaan memastikan bahwa mereka berfokus pada hal-hal yang penting, mengelola sumber daya dengan efisien, membuat keputusan yang informatif, dan mencapai tujuannya dengan sukses.

Metode Kerangka Berpikir yang Digunakan untuk Menyusun RKAP

Banyak perusahaan yang menggunakan budget planning, jadi pemberian budget terlebih dahulu baru memikirkan budget ini untuk apa, namun ini kurang bagus karena hanya melihat perspektif dari tahun sebelumnya seperti apa kemudian dilanjutkan. Metode terbaik adalah menggunakan strategic planning, jadi melihat visi-misi terlebih dahulu, kemudian menyusun programnya, selanjutnya program tersebut membutuhkan rencana aksi apa, kemudian rencana aksi tersebut membutuhkan dana berapa. Sehingga budget ini akan selaras dengan target dari KPI.

Cara RKAP Membantu Perusahaan Mencapai Tujuannya

RKAP membantu perusahaan mencapai tujuannya dengan memastikan bahwa sumber daya dan upaya dikonsentrasikan pada hal-hal yang penting dan efisien. Berikut adalah beberapa cara bagaimana RKAP membantu perusahaan mencapai tujuannya:

1. Memastikan Fokus: RKAP memastikan bahwa perusahaan fokus pada tujuannya dan memastikan bahwa sumber daya dan upaya dikonsentrasikan pada hal-hal yang penting.
2. Menentukan Prioritas: RKAP membantu perusahaan menentukan prioritas dan memastikan bahwa proyek dan inisiatif yang paling penting didukung.
3. Meningkatkan Efisiensi: RKAP memastikan bahwa sumber daya dan anggaran digunakan dengan efisien, sehingga mengurangi pemborosan dan meningkatkan hasil.
4. Memastikan Alokasi Anggaran yang Tepat: RKAP memastikan bahwa anggaran diterapkan secara tepat pada proyek dan inisiatif yang membutuhkan, membantu perusahaan mencapai tujuannya dengan lebih cepat dan efisien.
5. Membantu Pengambilan Keputusan: RKAP membantu perusahaan membuat keputusan yang lebih informatif dan data-driven, memastikan bahwa semua informasi yang relevan tersedia dan dianalisis.
6. Meningkatkan Akuntabilitas: RKAP memastikan bahwa perusahaan memiliki sistem untuk mengukur dan mengevaluasi kinerja, memastikan bahwa perusahaan terus bergerak ke arah tujuannya dan memastikan akuntabilitas terhadap hasil yang dicapai.

Kesimpulannya, RKAP memastikan bahwa perusahaan berfokus pada hal-hal yang penting, memastikan bahwa sumber daya dan anggaran digunakan dengan efisien, membantu perusahaan membuat keputusan informatif, dan memastikan bahwa perusahaan bergerak ke arah tujuannya.

Cara RKAP Mempengaruhi Stakeholders (Karyawan, Investor, dan Pemasok)

RKAP memiliki pengaruh yang signifikan terhadap stakeholder seperti karyawan, investor, dan pemasok. Berikut adalah beberapa bagaimana RKAP mempengaruhi stakeholder:

1. Karyawan: RKAP memastikan bahwa karyawan memiliki pemahaman yang jelas tentang tujuan perusahaan dan bagaimana mereka dapat membantu mencapai tujuannya. Ini membantu meningkatkan motivasi dan keterlibatan karyawan dan memastikan bahwa semua upaya bekerja ke arah yang sama.
2. Investor: RKAP memastikan bahwa perusahaan memiliki visi jangka panjang yang jelas dan memastikan bahwa perusahaan mengelola sumber daya dengan efisien dan efektif. Ini membantu memperkuat kepercayaan investor dan meningkatkan minat mereka untuk berinvestasi dalam perusahaan.
3. Pemasok: RKAP memastikan bahwa perusahaan memiliki perencanaan yang jelas untuk mengelola sumber daya dan mengelola bisnis dengan efisien. Ini membantu memperkuat hubungan dengan pemasok dan memastikan bahwa perusahaan memiliki akses yang konsisten dan terjamin terhadap sumber daya yang dibutuhkan.

Kesimpulannya, RKAP mempengaruhi stakeholder dengan memastikan bahwa perusahaan memiliki perencanaan jangka panjang yang jelas, memastikan bahwa sumber daya dan anggaran digunakan dengan efisien, dan memperkuat hubungan dengan stakeholder seperti karyawan, investor, dan pemasok.

Cara Perusahaan Memastikan RKAP Tetap Relevan dan Efektif dalam Situasi yang Berubah

Untuk memastikan bahwa RKAP tetap relevan dan efektif dalam situasi yang berubah, perusahaan dapat melakukan beberapa hal sebagai berikut:

1. Evaluasi berkala: Perusahaan harus melakukan evaluasi berkala terhadap RKAP dan membandingkannya dengan kondisi bisnis saat ini. Ini membantu perusahaan mengidentifikasi apakah tujuan dan target masih relevan dan apakah perlu dilakukan perubahan.
2. Menyesuaikan perencanaan: Perusahaan harus siap menyesuaikan perencanaan mereka sesuai dengan perubahan kondisi bisnis. Ini memastikan bahwa perusahaan selalu beradaptasi dan memiliki perencanaan yang sesuai dengan situasi saat ini.
3. Monitoring dan evaluasi: Perusahaan harus memantau dan mengevaluasi hasil RKAP dan membuat perubahan sesuai dengan kebutuhan. Ini memastikan bahwa perusahaan memiliki pemahaman yang jelas tentang apa yang berhasil dan apa yang tidak berhasil dan dapat membuat perubahan yang diperlukan.
4. Keterbukaan dan transparansi: Perusahaan harus memastikan bahwa proses RKAP terbuka dan transparan, dan memastikan bahwa stakeholder memiliki akses yang jelas terhadap informasi dan dokumen RKAP. Ini memastikan bahwa stakeholder memiliki pemahaman yang jelas tentang tujuan dan target perusahaan.

Dengan melakukan hal-hal di atas, perusahaan dapat memastikan bahwa RKAP tetap relevan dan efektif dalam situasi yang berubah dan memastikan bahwa perusahaan selalu beradaptasi dan memiliki perencanaan yang sesuai dengan situasi saat ini.

Cara RKAP Mempengaruhi Proses Perencanaan dan Penganggaran Perusahaan

RKAP memiliki pengaruh besar pada proses perencanaan dan penganggaran perusahaan. Beberapa cara di mana RKAP mempengaruhi proses perencanaan dan penganggaran adalah sebagai berikut:

1. Memberikan arah dan tujuan: RKAP membantu perusahaan memetakan arah dan tujuan bisnis mereka. Ini memastikan bahwa perusahaan memiliki perencanaan yang jelas dan terarah yang membantu mereka mencapai tujuan bisnis mereka.
2. Mengatur prioritas: RKAP membantu perusahaan menentukan prioritas dan memastikan bahwa perusahaan mengalokasikan sumber daya dan anggaran secara efisien dan efektif.
3. Menyediakan basis untuk penganggaran: RKAP menyediakan dasar untuk penganggaran perusahaan dan memastikan bahwa anggaran yang dibuat sesuai dengan tujuan dan target bisnis.
4. Membantu mengelola risiko: RKAP membantu perusahaan memidentifikasi dan mengelola risiko bisnis. Ini memastikan bahwa perusahaan memiliki perencanaan untuk mengatasi risiko dan memastikan bahwa bisnis mereka berjalan dengan aman.
5. Meningkatkan akuntabilitas: RKAP membantu perusahaan memastikan bahwa mereka bertanggung jawab atas tindakan mereka dan memastikan bahwa mereka mencapai tujuan dan target bisnis mereka.

Dengan demikian, RKAP memiliki pengaruh besar pada proses perencanaan dan penganggaran perusahaan dan membantu perusahaan memastikan bahwa mereka memiliki perencanaan yang jelas, terarah, dan terukur untuk mencapai tujuan bisnis mereka.

Hal-Hal yang Harus Dipertimbangkan saat Menyusun RKAP

Ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan saat menyusun RKAP, antara lain:

1. Tujuan dan visi bisnis: RKAP harus didasarkan pada tujuan dan visi bisnis perusahaan.
2. Strategi bisnis: RKAP harus mempertimbangkan strategi bisnis perusahaan dan memastikan bahwa rencana bisnis tersebut dalam lini dengan strategi bisnis.
3. Analisis pasar dan industri: RKAP harus mempertimbangkan situasi pasar dan industri dan memastikan bahwa rencana bisnis sesuai dengan kondisi pasar dan industri.
4. Sumber daya: RKAP harus mempertimbangkan sumber daya yang tersedia dan memastikan bahwa rencana bisnis memperhitungkan sumber daya yang tersedia.
5. Anggaran dan biaya: RKAP harus mempertimbangkan anggaran dan biaya yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan dan target bisnis.
6. Risiko bisnis: RKAP harus mempertimbangkan risiko bisnis yang mungkin terjadi dan memastikan bahwa perusahaan memiliki perencanaan untuk mengatasi risiko tersebut.
7. Keunggulan kompetitif: RKAP harus mempertimbangkan keunggulan kompetitif perusahaan dan memastikan bahwa rencana bisnis memperkuat keunggulan kompetitif perusahaan.
8. Persepsi stakeholder: RKAP harus mempertimbangkan persepsi stakeholder dan memastikan bahwa rencana bisnis sesuai dengan harapan stakeholder.

Dengan mempertimbangkan hal-hal ini, perusahaan dapat memastikan bahwa RKAP mereka dapat membantu mereka mencapai tujuan bisnis mereka dan memastikan bahwa mereka memiliki perencanaan yang jelas dan terarah.

Lama Pengerjaan RKAP

Pengerjaan proyek RKAP ini berkisar antara 2-3 bulan. Namun secara tim, pengerjaan paling cepat dari RKAP bisa disusun sekitar 1 bulan.