Job Grading & Key Performance Indicators (KPI)

JASA KONSULTAN PENYUSUNAN JOB GRADING & KEY PERFORMANCE INDICATORS (KPI)

Evaluasi pekerjaan atau job grading dan KPI (Key Performance Indicators) merupakan indikator penting dalam perusahaan. Dengan klasifikasi pekerjaan dan KPI, perusahaan dapat dengan mudah mengidentifikasi kinerja dan mengevaluasi kinerja bisnis. Lantas apa saja komponen dan tahapan dalam penyusunan job grading dan KPI?. Berikut adalah penjelasan lengkap terkait job grading dan KPI.

Definisi Job Grading & Key Performance Indicators (KPI)

Job grading dan KPI merupakan kelanjutan dari rencana jangka panjang perusahaan. Setiap perusahaan yang sehat pasti akan memiliki rencana jangka panjang untuk rencana perusahaan mulai dari level divisi hingga level individu. Rencana ini juga menunjukkan pembagian pekerjaan atau tugas masing-masing divisi kepada seseorang, dan juga bisa menjadi salah satu cara untuk menentukan gaji seorang karyawan.

Salah satu faktor yang menjadi dasar suatu perusahaan atau organisasi dinilai baik adalah perusahaan atau organisasi yang dapat mendorong para anggotanya untuk memberikan kontribusi sebesar-besarnya kepada perusahaan, serta perusahaan memberikan timbal balik yang tinggi kepada para anggotanya. Dengan mengevaluasi atau menilai pekerjaan dan KPI, dapat mendorong perusahaan untuk mengidentifikasi karyawan potensial melalui deskripsi pekerjaan mereka.

Perbedaan antara Job Grading dan KPI

Job Grading (penilaian pekerjaan) dan KPI adalah dua konsep yang berbeda namun berhubungan satu sama lain. Job Grading adalah sistem pemeringkatan posisi kerja dalam organisasi berdasarkan tugas, tanggung jawab, dan kualifikasi yang dibutuhkan. KPI (Key Performance Indicator) adalah indikator kinerja yang digunakan untuk mengukur keberhasilan organisasi atau individu dalam mencapai tujuan yang ditetapkan.

Secara ringkas, penilaian pekerjaan bertujuan untuk menentukan posisi kerja dan gaji, sementara KPI bertujuan untuk mengukur kinerja individu atau organisasi dan memastikan bahwa tujuan bisnis yang ditetapkan tercapai.

Manfaat Job Grading & KPI bagi Perusahaan

Membahas mengenai manfaat penilaian pekerjaan dan KPI sangat banyak, diantaranya adalah:

1. Perusahaan dapat memetakan karyawan yang bekerja secara optimal atau tidak
2. Perusahaan dapat memberikan gaji ideal bagi karyawan
3. Perusahaan dapat memberikan analisis dan evaluasi jabatan secara baik
4. Perusahaan dapat berlaku adil dalam menentukan struktur dan upah kepada karyawan

Komponen dari Job Grading & KPI

Komponen yang terdapat pada penilaian atau evaluasi pekerjaan dan KPI tidak jauh-jauh dengan metode skema untuk menggaji karyawan. Penggajian karyawan pada tiap perusahaan biasanya bervariasi, ada yang menggaji karyawan sesuai dengan job deskripsinya, kinerja, lama waktu kerja, bahkan personalnya. Selain itu komponen lainnya adalah menciptakan skema evaluasi yang tepat bagi perusahaan, hal ini bisa menjadi bahan self evaluation bagi perusahaan. Karena dari hal tersebut dapat memicu perusahaan untuk mengembangkan kinerja karyawannya agar lebih baik dan menghasilkan hasil yang maksimal pula.

Tahapan dari Penyusunan Job Grading & KPI

Dalam penyusunan penilaian pekerjaan dan KPI sendiri ada beberapa langkah yang harus dilakukan, diantaranya seperti berikut:

1. Menentukan RJPP atau corporate plan
2. Memetakan job family
3. Evaluasi kembali
4. Job value dan grading/pemeringkatan
5. Menentukan struktur dan skala penggajian

Dari lima langkah tersebut didalamnya juga terdapat beberapa komponen khusus yang disesuaikan dengan potensi perusahaan itu sendiri, sehingga semakin besar suatu perusahaan maka akan semakin kompleks penyusunan penilaian atau evaluasi pekerjaan dan KPI nya.

Dampak Positif Job Grading & KPI bagi Stakeholders

Manfaat atau dampak positif penilaian pekerjaan dan KPI bagi stakeholders salah satunya adalah dapat memudahkan perusahaan dalam proses recruitment, selain itu perusahaan juga dapat dengan mudah membanguan perusahaan kedepannya karean sudah memiliki kelengkapan dokumen-dokumen yang ada.

Dan tidak hanya itu saja, adanya penilaian atau evaluasi pekerjaan dan KPI juga dapat memudahkan perusahaan dalam hal pengawasan dan mengontrol perusahaan secara baik dan benar. Selain itu, perusahaan juga dapat memudahkan perusahaan untuk menilai kinerja para karyawannya.

Alat Analisis untuk Job Grading & KPI

Alat analisis yang digunakan dalam penilaian pekerjaan dan KPI pada umumnya menggunakan media excel atau worksheet, kemudian didalamnya terdapat beberapa komponen, diantaranya mulai dari mapping tentang urgensi permasalahan yang harus dibahas terlebih dahulu, kemudian selanjutnya dapat diadakan problem solvingnya dan menggunakan proporsi dalam bentuk persen. Kemudian selanjutnya perusahaan dapat menyusun target rancangan tingkat profitabilitas.

Cara Mengukur Kinerja Melalui Job Grading dan KPI

Mengukur kinerja melalui penilaian atau evaluasi pekerjaan dan KPI melibatkan beberapa langkah:

1. Penentuan Tujuan Bisnis: Pertama-tama, perusahaan harus menentukan tujuan bisnis yang ingin dicapai. Ini akan membantu dalam pemilihan KPI yang tepat.
2. Penentuan KPI: Setelah tujuan bisnis ditentukan, perusahaan harus memilih KPI yang sesuai untuk mengukur kinerja. Ini bisa melibatkan pemilihan indikator yang mengukur produktivitas, efisiensi, dan kualitas.
3. Penentuan Bobot KPI: Setelah KPI dipilih, perusahaan harus menentukan bobot KPI. Ini menentukan tingkat kontribusi KPI terhadap tujuan bisnis yang ditentukan.
4. Implementasi dan Monitoring: Setelah KPI ditentukan, perusahaan harus melakukan implementasi dan monitoring. Ini melibatkan pengukuran kinerja dan pemantauan KPI secara berkala.
5. Review dan Perbaikan: Setelah kinerja diamati dan dicatat, perusahaan harus melakukan review dan perbaikan. Ini membantu perusahaan memastikan bahwa KPI terus relevan dan efektif dalam mengukur kinerja dan memastikan tujuan bisnis tercapai.

Penilaian atau evaluasi pekerjaan dapat membantu dalam mengukur kinerja dengan memastikan bahwa setiap posisi memiliki deskripsi pekerjaan yang jelas dan kualifikasi yang dibutuhkan. Ini membantu perusahaan memastikan bahwa individu dalam posisi tertentu memiliki tanggung jawab dan tugas yang jelas.

Cara Memastikan Job Grading dan KPI Berjalan dengan Efektif

Untuk memastikan bahwa penilaian atau evaluasi pekerjaan dan KPI berjalan dengan efektif, beberapa hal yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut:

1. Keterlibatan Stakeholder: Memastikan bahwa semua pihak terkait, termasuk manajemen, karyawan, dan pemegang saham, terlibat dalam proses penyusunan penilaian pekerjaan dan KPI.
2. Deskripsi Pekerjaan yang Jelas: Memastikan bahwa deskripsi pekerjaan yang jelas dan akurat untuk setiap posisi dalam organisasi. Ini memastikan bahwa setiap posisi memiliki tugas dan tanggung jawab yang jelas.
3. KPI yang Relevan dan Measurable: Memastikan bahwa KPI yang dipilih relevan dan dapat diukur dengan mudah. Ini memastikan bahwa kinerja dapat diukur dan dicatat dengan benar.
4. Monitoring dan Evaluasi Berkala: Memastikan bahwa penilaian pekerjaan dan KPI dipantau dan dievaluasi secara berkala. Ini memastikan bahwa sistem terus berfungsi dengan baik dan relevan dengan perubahan bisnis.
5. Keterbukaan dan Transparansi: Memastikan bahwa penilaian pekerjaan dan KPI diterapkan dengan transparansi dan keterbukaan. Ini memastikan bahwa karyawan memahami tugas dan tanggung jawab mereka dan dapat bekerja dengan baik untuk mencapai tujuan bisnis.

Dengan memastikan bahwa penilaian pekerjaan dan KPI diterapkan dengan benar dan efektif, perusahaan dapat memastikan bahwa individu memiliki tugas dan tanggung jawab yang jelas, dan kinerja dapat diukur dan dicatat dengan benar.

Cara Memastikan bahwa Job Grading dan KPI Tetap Relevan dalam Lingkungan Bisnis yang Berubah

Untuk memastikan bahwa penilaian atau evaluasi pekerjaan dan KPI tetap relevan dalam lingkungan bisnis yang berubah, beberapa hal yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut:

1. Monitoring dan Evaluasi Berkala: Memantau dan mengevaluasi penilaian pekerjaan dan KPI secara berkala untuk memastikan bahwa mereka masih relevan dan sesuai dengan perubahan lingkungan bisnis.
2. Review Berkala: Melakukan review berkala untuk memastikan bahwa penilaian pekerjaan dan KPI tetap sesuai dengan strategi bisnis dan tujuan perusahaan.
3. Keterlibatan Stakeholder: Memastikan bahwa semua pihak terkait, termasuk manajemen, karyawan, dan pemegang saham, terlibat dalam proses review dan evaluasi.
4. Pelatihan dan Pendidikan: Memberikan pelatihan dan pendidikan kepada karyawan untuk memastikan bahwa mereka memahami perubahan dan evolusi dalam lingkungan bisnis.
5. Align dengan Strategi Bisnis: Memastikan bahwa penilaian pekerjaan dan KPI selaras dengan strategi bisnis dan tujuan perusahaan.

Dengan memastikan bahwa penilaian atau evaluasi pekerjaan dan KPI terus dipantau dan dievaluasi secara berkala, perusahaan dapat memastikan bahwa sistem tetap relevan dan membantu mencapai tujuan bisnis.

Metode Kerangka Berpikir untuk Penyusunan Job Grading & KPI

Kerangka berpikir yang dapat digunakan dalam penyusunan penilaian pekerjaan dan KPI adalah menggunakan balance scorecard, di dalam balance scorecard ini didalamnya terdapat target dan tujuan yang bisa diturunkan sampai level divisi. Setelah itu hasil dari balance scorecard yang diturunkan ke divisi kemudian bisa diturunkan lagi melalui KPI personal, sehingga terdapat integrasi untuk mencapai tujuan utama perusahaan.

Lama Pengerjaan Job Grading & KPI

Jika perusahaan bisa bekerjasama dengan kompoten dan menyediakan semua dokumen dan data yang diperlukan, maka penyusunan job grading dan KPI bisa selesai secara final dalam waktu tiga bulan saja.