Jasa Konsultan Penyusunan Business Process Management (BPM)

Business Process Management (BPM)

Manajemen proses bisnis merupakan salah satu aspek penting dari sebuah perusahaan. Kehadiran manajemen proses bisnis seringkali tidak berlebihan di perusahaan. Di sisi lain, dalam kegiatan operasional, pengelolaan proses bisnis sangatlah penting, terutama untuk mencapai efisiensi perusahaan. 

 Definisi Business Process Management (BPM)

Manajemen proses bisnis sangat fungsional di sisi bisnis. Manajemen proses bisnis merupakan salah satu contoh kegiatan yang berkesinambungan dalam suatu perusahaan dalam bentuk diagram atau flowchart. Perusahaan biasanya menggunakan keberadaan manajemen proses bisnis untuk memantau dan mengevaluasi aktivitas perusahaan.

BPM adalah suatu metode untuk mengelola, mengoptimalkan, dan mengintegrasikan proses bisnis dalam suatu organisasi. BPM memfokuskan pada peningkatan efisiensi, efektivitas, dan fleksibilitas proses bisnis untuk meningkatkan kinerja perusahaan dan meningkatkan kualitas pelayanan kepada pelanggan. Ini meliputi identifikasi, analisis, desain, implementasi, monitoring, dan perbaikan proses bisnis. BPM menggunakan teknologi, metodologi, dan alat untuk meningkatkan proses bisnis dan membuat organisasi lebih responsif terhadap perubahan.

Manfaat BPM bagi Perusahaan

Beberapa manfaat BPM bagi perusahaan sangat banyak, salah satu manfaat utamanya yakni: stakeholder dapat mengetahui masalah yang ada di dalam perusahaan, sehingga mereka  dapat segera melakukan evaluasi dan perbaikan terhadap masalah tersebut.

Komponen dari BPM

Ada beberapa komponen penting dalam BPM, diantaranya adalah:

1. Identifikasi
2. Analisis
3. Pengujian

Ketiga komponen tersebut dapat dilakukan secara berkala untuk memastikan apakah BPM yang dilakukan sudah sesuai dengan tujuan perusahaan atau tidak.

Tahapan dari Penyusunan BPM

1.Identifikasi dokumen dan track record perusahaan: proses untuk mengumpulkan dan menganalisis informasi yang relevan tentang perusahaan. Ini dapat digunakan untuk mengevaluasi kinerja perusahaan, mengevaluasi risiko, dan membuat keputusan bisnis.

Dokumen yang dapat digunakan dalam proses identifikasi ini meliputi:

1. Laporan keuangan: Laporan keuangan seperti neraca, laporan laba rugi, dan laporan arus kas dapat digunakan untuk mengetahui kondisi keuangan perusahaan.
2. Dokumen hukum: Dokumen hukum seperti kontrak, perjanjian, dan dokumen pendaftaran perusahaan dapat digunakan untuk mengetahui hak dan kewajiban perusahaan.
3. Dokumen produk dan jasa: Dokumen seperti katalog produk, brosur, serta laporan kinerja produk dan jasa dapat digunakan untuk mengetahui kualitas produk dan jasa yang ditawarkan perusahaan.
4. Dokumen lainnya: Dokumen lain seperti laporan audit, laporan pemeriksaan, dan laporan kinerja perusahaan dapat digunakan untuk mengetahui kinerja perusahaan.

Track record perusahaan adalah catatan historis dari kinerja perusahaan dalam periode waktu tertentu. Ini dapat digunakan untuk mengevaluasi kinerja perusahaan dalam jangka panjang dan mengidentifikasi tren yang dapat mempengaruhi kinerja perusahaan di masa depan.

Dalam proses identifikasi dokumen dan track record perusahaan, pihak yang bertanggung jawab untuk mengumpulkan, menganalisis, dan menyimpan informasi tersebut serta memberikan laporan yang diperlukan.

 2. Menyusun Root Cause Analysis (RCA): metode yang digunakan untuk menentukan penyebab dari suatu masalah atau kegagalan yang terjadi. Ini digunakan untuk mengidentifikasi masalah utama dan menemukan solusi untuk mengatasinya. Berikut adalah beberapa tahap dalam menyusun RCA:

1. Definisi masalah: Menentukan masalah yang akan dianalisis dan mengumpulkan informasi yang relevan.
2. Penyebab masalah: Menganalisis masalah untuk menentukan penyebabnya. Ini dapat dilakukan dengan menggunakan teknik seperti diagram Ishikawa, diagram alur, atau 5W2H.
3. Identifikasi root cause: Menentukan penyebab masalah yang sebenarnya (root cause) dengan mengevaluasi informasi yang telah dikumpulkan.
4. Solusi: Mencari solusi untuk mengatasi masalah. Ini dapat dilakukan dengan menggunakan metode seperti brainstorming, nominal group technique, atau metode lainnya.
5. Implementasi solusi: Menerapkan solusi yang telah ditentukan dan melakukan evaluasi hasilnya.
6. Follow-up: Melakukan monitoring dan follow-up terhadap solusi yang telah diterapkan dan melakukan perbaikan jika diperlukan.

Penting untuk dicatat bahwa RCA harus dilakukan oleh tim ahli lintas fungsi dan bukan hanya satu individu, karena perspektif dan pengalaman yang berbeda dapat menghasilkan analisis yang lebih komprehensif. Selain itu, penting juga untuk diingat bahwa RCA adalah proses yang berkelanjutan dan harus dievaluasi ulang dari waktu ke waktu untuk memastikan bahwa akar permasalahan telah ditangani secara efektif.

Dampak Positif Business Process Management bagi Stakeholder

Salah satu dampak besar adanya BPM yang baik adalah dapat meningkatkan awareness mengenai proses bisnis yang ada kepada semua pemangku kepentingan di dalam perusahaan. Dengan adanya awareness tersebut, maka akan meningkatkan semangat dan tanggung jawab yang tinggi bagi semua pemangku kepentingan di perusahaan.

Alat Analisis yang Digunakan dalam Penyusunan BPM

Alat analisis yang bisa digunakan dalam penyusunan BPM ada berbagai macam. Tetapi pada beberapa case dalam perusahaan yang biasanya menggunakan metode Root Cause Analysis (RCA), wawancara, serta survei. Alat analisis yang bisa diterapkan biasanya dapat disesuaikan dengan kebutuhan dari perusahaan itu sendiri.

Metode Kerangka Berpikir untuk Penyusunan BPM

Berbicara mengenai kerangka berpikir dalam penyusunan BPM pada umumnya menggunakan BPMN 2.0 (Business Process Model Notation versi ke 2). BPMN 2.0 ini merupakan kesepakatan secara internasional bahwa penyusunan business proses manajemen yang ideal harus mengacu pada hal tersebut.

Lama Pengerjaan Business Process Management (BPM)

Mengenai jangka waktu dalam penyusunan BPM ini sesuai dengan kompleksitas perusahaan masing-masing. Jika perusahaan terbilang kecil, maka bisa memakan waktu kurang dari satu bulan. Jika perusahaan menengah bisa memakan waktu satu hingga dua bulan. Dan jika perusahaan sudah terbilang besar maka akan memakan waktu kurang lebih lima bulan.