Information Systems Planning

Jasa Konsultan Penyusunan Information Systems Planning (ISP)

Desain Sistem Informasi – Seiring dengan meningkatnya tingkat persaingan dalam industri global, banyak perusahaan berlomba-lomba untuk menjadi lebih efisien dan efektif dalam operasi dan strategi bisnis mereka. Padahal, jika melihat fenomena bisnis saat ini, peran digital dan sistem informasi tidak bisa kita hindari. Terkadang sebuah perusahaan memiliki strategi yang bergerak sangat cepat, namun infrastruktur digital perusahaan belum siap. Misalnya, sebuah perusahaan membutuhkan analisis, mulai dari pengumpulan data, analisis data, interpretasi data dilakukan secara manual, meskipun prosesnya jauh lebih mudah dengan bantuan infrastruktur digital. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk memiliki rencana sistem informasi yang membahas perencanaan sistem informasi tambahan untuk perusahaan.

Definisi Information Systems Planning

Perencanaan sistem informasi merupakan rencana yang dilaksanakan oleh perusahaan, dan sangat penting sebagai pelengkap arahan strategis perusahaan ketika merencanakan atau membuat rencana umum dengan infrastruktur digital atau infrastruktur sistem informasi.

Manfaat Information Systems Planning bagi Perusahaan

1. Memudahkan perusahaan untuk mengelola data informasi dengan baik, cepat dan akurat.
2. Menghindari kesalahan fatal akibat kelalaian yang dilakukan pada kegiatan secara manual.
3. Manajemen perusahaan menjadi lebih efektif dan efisien.
4. Mampu mengungguli persaingan pasar karena kinerja bisnis lebih cepat dengan pendayagunaan waktu yang efektif dan optimal.
5. Meningkatkan profitabilitas perusahaan.
6. Meningkatkan kepuasan konsumen atau kepuasan masyarakat.

Komponen dari Information Systems Planning

Ada beberapa komponen dalam penyusunan information systems planning ini, namun sebelum itu kita harus menentukan terlebih dahulu posisi sistem informasi di perusahaan ada dimana. Mengutip sebuah model portofolio dari Mc Farlan (1984) yang menganggap kontribusi SI/TI untuk bisnis sekarang dan di masa depan didasarkan pada dampak industri. Model Portofolio yang dikembangkan oleh Mc Farlan Juga disebut Strategic Grid yang digunakan untuk memetakan kontribusi SI/TI terhadap bisnis saat ini/masa depan berdasarkan impact-nya terhadap industri (Ward & Peppard 2002).

1. Support : Pada kuadran ini menunjukkan bahwa aplikasi saat ini dapat meningkatkan manajemen dan kinerja namun tidak memiliki peran penting untuk bisnis. Misalnya, pemanfaatan media sosial sebagai pendukung dari aktivitas marketing perusahaan.
2. Turnaround (high potential) : Pada kuadran ini menunjukkan bahwa aplikasi saat ini, mungkin memiliki kepentingan strategis di masa depan.
3. Factory : Pada kuadran ini artinya aplikasi saat ini sangat penting untuk mempertahankan bisnis yang ada.
4. Strategic : Pada kuadran ini menunjukkan bahwa aplikasi saat ini sangat penting untuk masa depan bisnis

Secara umum, terdapat 3 komponen yang harus kita penuhi dalam information systems planning ini. Pertama adalah people, misal ada aplikasi yang bagus, namun people-nya tidak kompeten, maka sangat disayangkan. Kedua yaitu proses, perusahan memiliki aplikasi yang manfaatnya besar dan SDM-nya berkompeten, namun prosesnya berbelit-belit atau tidak user friendly maka hal ini tentu akan menyulitkan. Ketiga yaitu teknologi itu sendiri. Sebagai contoh, produk Apple Watch. Jika berbicara people, siapa yang bisa menggunakan itu salah satunya orang-orang yang memerlukan aktivitas yang membutuhkan review seperti detak jantungnya atau berapa jarak yang ia tempuh. Kemudian proses bisnis, sangatlah mudah, tinggal klik muncul review-nya. Yang terakhir, komputernya atau teknologinya, mudah dipakai seperti jam tangan kemudian juga bisa terhubung dengan komputer dengan HP dan mobile phone.

Nah komponennya ada 3 aspek tadi. Sehingga di dalam menyusun information systems planning, perlu harus memperhatikan aspek itu. Ini secara umum tapi kalau lihat beberapa perusahaan yang lain saya juga memperhatikan ada faktor penting yang lain itu adalah budaya/culture. Kalau organisasi itu culturenya open minded, maka sangat mudah untuk mengadopsi teknologi itu. Tapi kalau budaya di dalam perusahaan itu closed minded atau misalnya suka pada aktivitas yang stagnan/rutinitas Justru nanti tidak akan bisa memperbaiki sebuah keadaan meskipun teknologinya sangat bagus. Jadi secara umum ada tiga komponen tadi dalam menyusun information systems planning atau perencanaan sistem informasi, tapi secara teknis di lapangan itu tergantung dari masing-masing perusahaan.

Tahapan Penyusunan Dokumen Information Systems Planning

Terkait tahapan penyusunan dokumen information systems planning ini masih sangat general, namun secara garis besar tahapannya terdiri dari :

1. Menentukan determinasi/tujuan/kebutuhan perusahan terlebih dahulu.
2. Melakukan diskusi dan wawancara untuk mengetahui business requirement model.
3. Mencari dan memenuhi elemen-elemen yang dibutuhkan dalam penyusunan perencanaan strategis di bidang sistem informasi.
4. Melakukan simulasi/prototyping, namun hal ini disesuaikan dari kebutuhan perusahaan, apakah hanya sampai tahap penyusunan dokumen saja atau sampai prototyping.

Dampak Positif dari Information Systems Planning bagi Stakeholder

Pastinya, dengan information systems planning ini akan sangat memudahkan kinerja stakeholder. Kemudian menghindari terjadinya multitafsir, karena seringkali pengambilan keputusan antar satu manajer dengan manajer yang lain itu berbeda. Tentu hal ini sangat berpengaruh terhadap data. Sebetulnya, muara dari information systems planning ini yang paling mudah dan bisa dirasakan oleh stakeholder adalah berkaitan sama data-data interface-nya atau misalnya data luarannya, tampilan datanya itu sangat mudah untuk dipahami dan mudah untuk digunakan dalam pengambilan keputusan.

Alat Analisis yang Digunakan dalam Penyusunan Dokumen Information Systems Planning

Terdapat banyak alat analisis yang digunakan dalam menyusun information systems planning ini, tergantung pada kebutuhan perusahaan. Contohnya kalau kita mau melakukan shifting dari perusahaan yang sifatnya aplikasi itu hanya suporting seperti penggunaan media sosial dalam brand awareness, maka kita bisa menggunakan Grid Strategic dari Mc Farlan. Nah ini kita bisa melakukan shifting dari suporting ke turn around atau dari supporting ke factory kemudian ke strategic dsb. Kemudian, jika ingin mengevaluasi seberapa besar dampak dari IT di dalam proses bisnis, apakah aplikasi itu mudah digunakan, apakah aplikasi itu sangat berguna, maka kita dapat menggunakan TAM model atau technology acceptance model (model penerimaan teknologi).

Metode Kerangka Berfikir untuk Penyusunan Dokumen Information Systems Planning

Seperti halnya dengan tahapan, metode kerangka berfikir yang digunakan dalam menyusun information systems planning ini juga sangat general, disesuaikan dengan tujuan dan perencanaan strategis yang akan dilakukan perusahaan. Misalnya, ketika perusahaan ingin melakukan IT adoption rate, maka menggunakan framework TAM yang diawali dengan analisis eksternal variabel, kemudian untuk melihat aspek penerimaan pada sistem informasi dengan tugas yang ada, maka dapat mengadopsi kerangka berfikir dari TTF (Task Technology Fit) yang dipelopori oleh Goodhue and Thompson pada tahun 1995. Sehingga terkait metode kerangka berfikir sangat bervariasi, tentunya kita pakai yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Lama Pengerjaan Information Systems Planning

Lama pengerjaan information systems planning ini sekitar 3-4 bulan, namun dapat berubah tergantung kompleksitas pekerjaan, ukuran perusahaan dan kesiapan partner perusahaan.